ほとんどの人のように、私の日々は緊急ですが、しばしば些細な仕事でいっぱいです。スプラッシュを解除する 人生の最後の数週間で末期患者の世話をする緩和ケア看護師のBonnieWareが、人々の最大の後悔は何であるかを尋ねたところ、5つの答えが何度も出てきました。
- 他の人が私に期待していた人生ではなく、自分に忠実な人生を送る勇気があればいいのにと思います
- そんなに一生懸命働いていなかったらよかったのに
- 自分の気持ちを表現する勇気があればいいのに
- 友達と連絡を取り合っていたらよかったのに
- もっと幸せになれたらよかったのに
仕事をしている間、このリストについてよく考えます。
ほとんどの人のように、私の日々は緊急ですが、しばしば些細な仕事でいっぱいです。メール。ミーティング。キャッチアップ。呼び出します。
高利のクレジットカードを返済するようなものです。 私は骨の折れる仕事をしていますが、原則としてかろうじてへこみを作っています 。特定の週に私が重要なことを成し遂げたことを振り返ると、たまに1つも思い浮かばないことがあります。これはどのように起こりますか？
スタンフォード大学での講演で、EvernoteのCEOであるPhil Libinがこの正確な問題に取り組み、あなたの人生で緊急なことと重要なことを区別する方法について話し合いました。
緊急のタスク すぐに対処しなければならないタスクです。
これらは、電話、期限が迫っているタスク、迅速に対応しなければならない状況などです。あなたがそれをしなければならないとき、電子メールに応答することは通常緊急の仕事です。
重要なタスク 長期的な使命と目標に貢献するタスクです。
これらはあなたが書きたいその本、あなたが昇進のために作りたいプレゼンテーション、そしてあなたが始めることを計画している会社のようなものです。
問題は、重要なタスクは通常、緊急のタスクによって打ち負かされることです。したがって、1日の時間が限られている場合は、 重要なタスクのために時間を確保するにはどうすればよいですか？
決定マトリックスを使用して何が重要かを決定する
最も重要なことを理解する1つの方法は、 アイゼンハワー決定マトリックス ： 
それを行うときはいつでも、重要と緊急の間でそのトレードオフを行っています。Jamesclear.com/Crew.co
ドワイト・アイゼンハワー、米国陸軍の5つ星将軍、第二次世界大戦中のヨーロッパ連合軍総司令官、コロンビア大学の学長、および2期の米国大統領によって開発されたこのシンプルなボックスはタスクを分割します単純なカテゴリに：
左上隅（ 重要かつ緊急 ）、危機、締め切り、問題などを置くかもしれません。
右上隅（ 重要で緊急ではない ）関係、長期的なプロジェクトの計画、レクリエーションなどで構成されている可能性があります。
左下隅（ 重要ではなく緊急 ）中断、会議、および活動で構成される場合があります。
右下隅（ 重要ではなく、緊急ではない ）時間の浪費、楽しい活動、およびその他の些細な作業で構成される場合があります。
重要ではない、緊急ではないものを排除するのは非常に簡単です。それは簡単なことではありません。あなたはそこでできるだけ少ない時間を過ごしたいです。
重要かつ緊急のことも、明らかに最初に取り組むべきことです。
しかし、他の2つの象限の間で優先順位を付けるのはどうですか？それが物事が困難になるところです。
ほとんどの人はデフォルトで緊急のタスクを最初に実行します—問題はそれです 常に緊急のタスクを実行している場合、重要なタスクを実行することはできません 。
緊急のタスクは常に発生します。そして、どんなに一生懸命やっても、達成する時間よりも緊急のタスクが常にあります。
自分がこう言っているのに気づいたことがありますか [X]は本当に重要ですが、今は時間がありませんか？
それを行うときはいつでも、重要と緊急の間でそのトレードオフを行っています。老子は、時間は創造されたものだと言います。 「時間がない」と言うのは、「したくない」と言うようなものです。
またはピカソが言ったように、あなたがやり残したまま死ぬことをいとわないものを明日まで延期するだけです。
重要なタスクを緊急にする方法
重要なタスクを緊急に確認する最も簡単な方法は、 締め切りを与える 。
締め切りは実際に緊急のタスクを緊急にするものです：あなたがそれらにすぐに対処しなければならないという事実。期限がないことも、重要なタスクをそれほど重要ではないものにしていることがよくあります。それらは通常、最終的に到達できる種類のものです。
たとえば、月末までに家賃を払わなければなりません。それが締め切りです。その期限が近づくにつれて、タスクはますます緊急になります。
一方、体調を整えるという目標は重要ですが、緊急ではありません。あなたは 持ってる 月末までにジムに行くには？おそらくそうではありません。
したがって、重要なタスクを確実に実行したい場合に最初に行う必要があるのは、期限を設定することです。重要なタスクは、ほとんどの場合、膨大なタスクのセットであり（多くの場合、プロジェクトに似ています）、期限を設定するには、最初にそれを小さなタスクに分割し、それらの期限を設定する必要があります。
これに対する私のお気に入りのアプローチは 物事を成し遂げる 、David Allenが尋ねる：
このタスクを進めるためにあなたがとる必要がある次の物理的な行動は何ですか？
それはあなたが期限を設定する必要があるものです。
期限を設定するだけでは不十分なため、ここで重要な部分が出てきます。
深刻な期限が必要な理由
それらを緊急にする緊急タスクの第2の品質は、それらの期限が交渉不可能であるということです。
期限に間に合わない場合、深刻な影響があります。
家賃を払わないような場合にこれが当てはまる理由は明らかです。まず、家主があなたに電話をかけて怒鳴ります。社会的圧力に敏感な場合は、これで家賃を時間どおりに支払うことができます。そうでなければ、最終的には法廷に連れて行かれ、追い出されます。これはほとんどの人にとって十分深刻です。
重要なタスクの期限を設定するだけの問題は、それらが自動的に深刻にならないことです。週の終わりまでにジムに行かなければならないと言っても、基本的にその期限に間に合わなかった場合の影響はありません。
では、どのようにして期限をより重要にするのでしょうか。いくつかの方法があります：
1.公開する
期限をより深刻にする1つの方法は、それを公に述べることです。期限に対して公に説明責任を負っている場合、自分だけをだますことはできません。このコインの裏側は、日付を公に設定する場合、実際にそれを打つことができることを確認したほうがよいということです。自分で設定しすぎた期限に間に合わなければならないというストレスに勝るものはありません。
2.報酬と罰を作成します
締め切りをより深刻にする別の方法は、締め切りに間に合うことに対する報酬または行方不明に対する罰を設定することです。この一連の報酬と罰を事前に設定し、実際にそれを実行する責任者ではないことを確認してください。たとえば、嫌いな政治団体に2000ドルの小切手を書いて、それを友人に渡し、期限に間に合わなかった場合は送るように伝えます。
3.他の人に説明責任を負わせる
他の人（チームのメンバーなど）に期限の説明責任を負わせる場合、期限があなたにとってどれほど重要であるかを人々に認識させることが重要です。締め切りに間に合わないことは許されません。そしてそれは、締め切りに間に合わなかったときに実際にチェックインして不快な会話をすることを意味します。これを行わないと、当然のことながら、締め切りはあなたにとってそれほど重要ではないと人々は思い込み、延期されたり、見落とされたりすることが多くなります。
4.自分自身のために一定のリマインダーを設定します
定期的なリマインダーがない限り、締め切りを無視するのは非常に簡単です。緊急のタスクには、何かをするようにあなたを悩ませ続ける友人や配偶者のように、リマインダーが組み込まれていることがよくあります。重要なタスクについては、これらのリマインダーを自分で設定する必要があります。机の周りに付箋を貼ってください。カレンダーのイベントまたはタイマーを設定します。バスルームの鏡でサインアップしてください。あなたがしなければならないことは何でもしなさい。
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これは大変な作業のように思われますか？まあ、それは最初かもしれません。しかし、時間が経つにつれてそれは簡単になり、ストレスがはるかに少なくなることがわかります。
1日、1週間、1年、さらには生涯を埋めるのに十分な緊急タスクが常にあります。しかし、あなたが本当にあなたのエネルギーの大部分を費やすべきことは、あなたがする時間を見つけられなかったことの後悔のリストであなた自身を見つけないように、重要なことを成し遂げることです。
ジョリーマッケイ 編集者です @CrewLabs 、この投稿は もともと登場 。あなたの最高のバージョンになることを学びたいですか？ ここをクリック あなたの創造性と生産性を高めることについて私たちの毎週の電子メールを受け取る何千ものメーカーと起業家に加わってください。
